報連相＝報告・連絡・相談は社会人の基本です。
しかしまだ就職したばかりの時は「いつ言えばいいのか」「何を言えばいいのか」わからずつい報連相が遅れたり、上司に報連相の方法について指摘を受けたりして苦手意識がある人も多いです。
報連相は、会社のような大勢と働く場面では、成果を出すためにもとても重要なことです。この記事では、報連相をしっかりできるようになるために知っておくべき基本的な考え方から、具体的なやり方・使えるフレーズまで紹介します。
目次
デキる社会人の基本スキル「報連相」とは
そもそも「報連相」とは何でしょうか。報告・連絡・相談とわかり切っていると思いますがもう一度詳しい意味を確認してみましょう。
報告
報告は、上司から受けた指示・命令・依頼に対して、部下がその進捗を報告する事を指します。
例えば「〇日までに資料を作成して欲しい」という指示に対し、制作の状況や見通し、その日までに問題なく制作できるのかどうか、ということを伝えるのが報告です。
また、突発的な事象（トラブルなど）について伝えることも報告です。
報連相の中でも、上司や会社の判断に関わることが多く重要度が高いので、まず意識して取り組みたいのが報告です。
連絡
連絡は、単に情報を知らせることを意味します。
事実や決定事項について周知するのが目的で、特について主観や意見は必要とせず、相手からのリアクションを求める物でもありません。事実を正確に伝えることが重要です。
例えば会社のルールが変わった時や社内行事のお知らせ、勤怠の連絡などがあたります。
相談
相談は、他の人に意見を求めることです。
特に社会人になったばかりの時は業務に関連する知識も経験もまだ少ないため、自分自身の判断だけで進むと、大きなミスや時間・コストの損失につながります。
仕事の進め方や悩み、自分では判断できないと感じることについては、積極的に相談をして自分より能力や経験がある人の助けを借りていくことが、自身を成長させるうえでも重要です。
多くの人が報連相できない理由は？
報告・連絡・相談はこのようにそれぞれ意味が違いますが、それ自体を理解するのは簡単です。
でも多くの人は、それを知った上で「できない」と思っています。
よく聞く「報連相ができない理由」はこのようなものです。
報連相のタイミングがわからない
報連相したいことがあったので、関連する情報をまとめてからしようと思っていたら「遅い」と怒られてしまった。
とりあえず報告したら「そんなことをいちいち報告するな」と怒られてしまったなど、報連相のタイミングがわからない。
どう報連相したらいいか伝え方がわからない
報連相しているつもりだが、「結論は？」「何をして欲しいの」などと相手をイライラさせてしまう。
怒られるのが怖くて後回しにしてしまう
自分がミスしたときに怒られるのが怖くて、ついつい隠してしまい報連相が遅れる。
相手が言いにくい雰囲気を漂わせている
上司や先輩も集中して仕事をしているので、仕事を中断させるのが申し訳なく報連相が後回しになってしまう。
報連相は「目的」が重要
これらの報連相にまつわる問題ですが、実は1つのことを理解するだけで解消できます。
それは何のために報連相をしているのかという目的です。
会社は多くの人が同時に業務を遂行し、いわば1つのチームとして動いています。
そしてその人たちの働き方を見て、最大の成果を生むためにリソースを調整し優先順位を決めているのは管理職などの上司です。
しかし、多くのメンバーを束ねている場合や自分も業務を担当している場合、指示を出した相手に上司自身がいちいち進捗を確認には行けません。
このような場合、部下が自ら上司に情報を上げていく方が効率的です。
報連相は必要なところに情報を集めて、判断をするために必要なことなのです。
この目的を理解していれば、必要なタイミングや内容についても自身で考えるヒントになります。
起こられるのが嫌だったり、相手に気兼ねしてしまったりという気持ちは理解できますが本質的にどちらが重要か考えたら、自信をもって報連相ができるでしょう。
報連相を上手にする5つのコツ
そうはいっても報連相が苦手…という人はここで紹介する5つのコツを意識してください。
まず手順と報連相のタイミングを確認
指示を受けたら何をどのようにするのか、手順を分解して依頼者に確認します。
そして、どの段階で報告をする、こういう時には相談すると前もって決めておけば、実際に報連相を行う時にもためらわずに済みます。
つまり、事前に報連相のルールを共有しておくのです。
例えば、毎日の進捗が順調であればチャットで報告します。
進捗が遅れそうな事態やそれ以外の突発的な事情が発生したら、直接ご相談させていただいていいですか。という感じです。
これなら相手も「どうなっているんだろう」と心配しないで自分の業務に集中できます。
少し手を付けたらまず報連相をする
大がかりな仕事について、自分の解釈で仕事を進めると最終的に大がかりな修正を指示されることがあります。
それを防ぐために、ある程度のボリュームがある仕事は業務の序盤の段階でいったん報連相を行いましょう。
資料を作成するなら全体の構成ができた時とか、レイアウトを決めた時などです。その作業が全体に関わり、後でひっくり返ると困る時は、早期に報連相をして認識の擦り合わせを行いましょう。
悪いことほど早く報連相する
報連相をするタイミングは、このように事前に確認しておくことが重要です。
それ以外の突発的なものについては、基本的にできるだけ早くの報連相を心掛けてください。悪い内容の時は伝えにくいですが、自分の感情は置いておいて情報を伝えましょう。
まだ細かな状況がわからない、という場合も、まずわかることだけでも伝えましょう。
その時点で新たな判断、新たな指示が来るかもしれません。
報連相の目的を意識すれば、そうすべきだと理解できるでしょう。
結論やテーマから伝える
報連相の内容は簡潔にしましょう。
具体的には結論や事実から伝えることを心掛けてください。
「～についてのご相談です」という風に最初から内容がわかれば、上司はその段階で、今聞くべきか後できくべきかが判断できます。
また報告する時は、事実と自分の意見は切り離して伝えることを意識しましょう。
例えば営業先に提案して「検討します」と言われた時に、自分の判断で「断られました」などと上司に報告してしまうのは避けましょう。
お客さんは「検討します」と言っただけなのに、それに対して「ダメだと思う」というのは自分の主観です。
上司に上げる情報は、会社の判断材料となる重要なものです。自分の言葉が事実なのか主観なのかは、ビジネスの場面では常に意識し、混同しないように注意しましょう。
判断に必要な情報を添えて報連相する
例えば多くのメンバーを抱える管理職の場合、それぞれの部下に出した指示の詳細や納期をはっきり覚えていないかもしれません。
適切な判断をしてもらうためにも、判断に必要なだけの情報を添えましょう。
例えば、作成した資料を確認して欲しい時に、
「ご指示いただいた〇〇の資料を作成しました」
というだけでなく、
「〇日締め切りの資料ですが、〇〇というご指示に沿って制作しました」というような言い方をします。
これならその資料がいつ必要なのか、どんな指示の下で作成したのかがわかります。
この情報が無ければ、相手は指示した内容を思い出す所から始めなければならず時間がかかります。
また納期を守るためにアクションが必要な時には「修正に対応するため、〇日までに指示が欲しい」なども書いておきましょう。
報連相で使えるフレーズ
~の件でご報告があります
結論やテーマから伝えために多用されるフレーズです。最初に何の報告か伝えことで相手はすぐに対応するべきか判断できます。
結論やテーマを話さず、いきなり時系列で話し始めるのは避けましょう。
「実は～ということがあって～と言われていて～何ですが、どうしたらいいですか？」という感じだと内容が頭に入らない上に、優先順位の低い内容で上司の時間を取ることになります。
お時間のある時に相談させてください
急ぎではない場合は、いきなり内容ではなくまず時間を取ってもらうように相談しましょう。
基本的に上司は自分より生産性が高く、価値の高い時間を使っています。急ぎでないなら相手の都合の良い時間帯に対応してもらいます。
この時も事前に何の相談か伝えるようにしましょう。
目的を理解して報連相のレベルを上げよう
最近では「報連相は古い」「意味のない報連相が多すぎる」として、報連相は不要とする意見も見るようになってきました。
しかし今回ご紹介したような、報連相の本来の目的を理解すれば、意味がないとは考えられません。
問題なのは、本来の目的を理解せず報連相のための報連相となっている場合です。
目的を理解すれば、タイミングや手段を工夫して効果的な報連相が可能です。
新社会人になったばかりや、転職したばかりなどの時は、何でも報連相をする方がいいでしょう。
ただ、ルーティンのように全てをずっと報連相し続けるのではなく、「この業務はもう任せてもらえそうだ」と思ったら、これは自分の権限でやってもいいかなど、積極的に上司に確認して報連相のレベルを上げていきましょう。
