良い仕事をするためにはもちろん本人の能力や努力が必要ですが、上司や仲間にサポートしてもらうことも必要です。
そんな時に仕事を気持ちよく引き受けてもらうためには、常日頃から職場で上手にコミュニケーションを取っておくことが必要です。
職場でのコミュニケーションの基本は報連相です。基本的な報連相の考え方については、こちらの記事を読んでみてください。
日ごろから職場の人に気持ちよく接していれば、困った時にも助けてもらえ応援してもらえるものです。
この記事では特に20代の若手ビジネスパーソンに役立つ、さらに実践的な報連相のテクニック、コミュニケーションのポイントを紹介します。
目次
1. 質問の方法とタイミングをあらかじめ確認する
相手の時間を尊重する
新卒入社の場合や転職したばかりのころは、上司や先輩にたくさん質問をする機会があります。
しかし、質問される方は教育以外の業務も担当しているケースがほとんどなので、質問する際にも、相手の仕事の邪魔にならないように工夫しましょう。
どのような方法やタイミングで質問をするのが最も相手にとって負担が少ないかは、相手に直接確認するのが一番です。
・わからないことが出るたびに口頭で質問する
・チャットで質問する
・時間を決めてまとめて質問する
さまざまな方法がありますが、仕事の内容や相手の得意・不得意（文章で説明する方が得意、その逆など）によって取るべき方法は大きく変わります。
チャット＆時間指定がおすすめ
おすすめなのは、わからないことがあったらチャットで質問して、あらかじめ決めておいた時間にまとめて回答をもらうという方法です。
例えば、質問は午前11時から15分と、午後2時と17時から15分・・・など決めておくのです。
これなら、わからないことをすぐにチャットで送ることで、聞きそびれるということがありません。
1回15分という制限時間があるので、その間に回答がもらえるように情報を整理する必要も出てきます。
チャットを送る時には内容を整理して質問をしないといけないので、自分にとっても現状の把握や自分自身の考えを言語化して伝えるトレーニングになります。
質問に答えてもらうためには相手の仕事を中断してもらう必要がありますが、チャットなら内容を確認するタイミングは相手次第です。
仕事の区切りの良いところで見てもらえるので、相手の集中力に与える影響も抑えられます。
緊急時の対応も確認を
もちろん、今すぐに判断が必要な内容もあると思いますので、そんな場合には、すぐに口頭で指示をもらうということもあらかじめ共通認識にしておきます。
わからないことを相談することは悪いことではありません。ただやはり、相手としては自分の時間を大事に考えてくれる相手の方に好意を持つ傾向があります。
2. その場での行動に必要な情報を不足なく伝える
相手に無駄な作業をさせない
仕事上の相談・お願い、あるいは上司や先輩に判断を仰がないといけない時、相手に余計な作業や行動をさせないようにします。
例えば依頼のチャットに「共有ファイルに入力してください」とだけ書かれていて、そのファイルのURLが書かれていなかったら、対応する人に「それを検索して開いて入力する」という手間を要求していることになります。
一方、そこにURLが貼りつけてあれば検索する手間はかかりません。
早く正確に対応してもらえる可能性が高まる
「面倒くさい」と思われると対応が後回しになる可能性がありますが、「1分でできる」と思ったらほとんどの人がすぐに対応してくれます。
違うファイルに入力してしまったという間違いも防げますし、作業がしやすくなる分、反応も早くなるので仕事が早く進みます。
依頼をした後の相手のアクションを想像して、そこに必要な情報・肩代わりできる手間を考えるのがコツです。
これまで何度連絡したURLであっても毎回渡してあげるのが親切です。
相手の目線で最終チェックする
また多くの人がやらないのが、チャットやメッセージを送った後、実際の画面を確認するということです。
投稿したメッセージからURLを一度クリックするなどして、相手が使う状況で正しく動作しているかを確かめます。
URLなどはぱっと見で間違いに気づきにくく、意図したものと違う情報を貼ってしまうこともあります。
送ってすぐに確認をすれば修正できますので、送った後も最終確認としてもう一度確認しましょう。
3. 言葉のニュアンスに敏感になる
失礼な言葉・きつい言葉を使うと、当然悪くなってしまいます。
「自分は大丈夫」と思っている人は多いですが、言葉自体に悪い意味がなくても、相手との関係性や状況によっては印象が悪くなるケースもあります。
この場合、本人には悪気なく悪い印象を与えてしまいますので、一例として下にある言葉を使っていないか確認してみてください。
何でですか？
相手は正解を要求され、責められている印象を受ける。
質問をする時に使いがちなので注意。
【言い換え例】
「自分にはわからないのですが、お分かりになりますか」
・自分で考えた上での質問であることを伝える。
・わかるかわからないかに関する質問で答え事態を要求しない分、印象が柔らかくなる。
お願いします。してください。
ていねいな言葉に聞こえるが、相手の都合を考えない押しつけと取られる可能性がある。
【言い換え例】
「していただけますか？」
疑問形にして相手に主導権を渡すことで命令の印象がなくなる。
「していただけると嬉しいです」
自分の気持ちを伝えることで、相手がすすんで行動してくれると期待できる。
まだですか？
責められている印象を受ける。今やろうと思ってたのに！となる。
約束や期日に遅れるというのは確かに責められるべきことだが、相手にも事情があるのかもしれない。
【言い換え例】
「進み具合はいかがでしょうか」
進んでいることを前提に話すことで、責めている印象が和らぐ。
実際に進んでいないようであれば、「責めているわけではない」ということを伝える。
・お困りの点があればご相談ください。
・手伝えることがあればおっしゃってください。
・必要な情報があればご指示ください。
などの言葉を添えると相手も返信しやすくなる。
「でも」「しかし」など否定から始める
アドバイスに対して自分の考えを言うのは問題ないが、相手としては自分の意見をないがしろにされているように感じる。
まずは「ありがとうございます」など肯定的なリアクションをしてから、「この部分については」など意見を述べると、否定的・反抗的という印象がなくなる。
いざという時に応援してもらえる人間関係を築こう
仕事では、時には自分の要求を通すことも必要です。
しかし、社内でも社外でも長い目で見た時に、「この人の仕事なら、少し大変だけど頑張ろう」と思ってもらえることも非常に重要なのです。
ぜひこの3つのコミュニケーションのポイントを実践して、職場で応援される人間関係を築いてくださいね。
