新社会人になって会議に参加すると、議事録係に任命されることがあります。
議事録とは、会議の内容について決定事項と内容を未参加の人を含む大勢に共有するために作成する文書です。
しかし、仕事に不慣れな中で会議の内容をまとめてくれと言われても苦労するでしょう。
ここでは新社会人が会議の議事録を取るときに最低限注意するべき点、さらに押さえることで「上司に褒められる議事録が書ける」ポイントを解説します。
目次
褒められる議事録のポイントは3つ
どのような議事録を作成すれば上司が納得して褒めてくれるのでしょうか。議事録の目的から考えると以下の3つが最重要ポイントと言えます。
参加していない人が見てもわかりやすい
議事録は、参加した人だけでなく参加しなかった人にも内容を共有するための文書です。したがって、大勢の人が読んでも正しく内容を把握できる必要があります。
会議に参加した人だけが思い出して理解できるだけでは不十分なのです。
そのようなわかりやすい議事録にするには、5W1Hの要素が重要です。
それさえしっかりできていれば、議事録の意味を果たします。
また、わかりやすい内容であるためには正しい日本語の使い方が求められます。
- 誤字脱字がない
- 主語・述語のねじれがない
- 主語・目的語を省略しすぎない
- 指示語を使いすぎないこと
これらに注意が必要です。
議事録は社内の多くの人が目にする文書ですし、あなたが作成したということは知られますから、仕事のクオリティを見られることにもなります。
たかが記録、議事録であると思わずに取り組みましょう。
簡潔にまとめつつ必要な情報を入れる
議事録についてが「だいたい何ページくらいでないといけない」という決まりはありません。
しかし、あまりに長いものは会議の要点を理解したいだけの人にとっては読む気がなくなり、大勢に情報共有するという目的が果たせなくなります。
議事録の中の重要な項目、
- 何が決まったのか
- これから誰が何をするのか
という点を簡潔にまとめて、議事録の上の方に記載しましょう。
どのような経緯で決まったのか、誰の発言によって決まったのかなどの詳細情報はその後で確認したい人が読めるように以降にまとめます。
会議終了後に速やかに作成される
会議の内容を共有・周知するために作成するのが議事録なので、会議から1週間たって共有するのでは、会議で決定した事項に対する行動も遅くなってしまいます。
また、議事録の内容について修正点や内容確認が必要なケースもあるので、会議参加者に見てもらうためにも会議当日、遅くても翌日には議事録を作成しましょう。
上司を困らせるダメ議事録のパターンは
内容が十分反映されず情報が薄い
議事録には会議の概要と決定事項、そこにいたるまでの議論の経緯を記載しておきたいものです。しかし新社会人の場合、会議内容が理解できないこともありそれらを網羅できていない議事録になりがちです。
決定事項しか書いておらず検討段階の内容が抜けている、あるいは逆に検討段階の枝葉の状態しかなく結論がわからないなどです。
決定事項についてもそれが「絶対的な目標なのか任意の努力目標なのかがわからない」など、実際に関係者が動こうとしたときに問題になるようなケースもあります。
話が整理されていない
1つの会議の議題が最初から最後まで1つならそれほど問題にならないのですが、議題がいくつもある時に、その内容が混ざってしまい、議事録の内容が「何について話しているのか」わからない時があります。
確かに実際の会議では話が行ったり来たりすることがありますが、議事録に起こすときにはそれぞれわかりやすく整理して記載しましょう。
また発言における「5W1H」が明確になっていないと、客観的に見た時の受け取り方にばらつきが出る可能性があります。
議事録の目的の1つは発言の責任や言った・言わないを防ぐ事でもあるのですが、このような議事録ではのちのちトラブルに発展する可能性があります。
上司に喜ばれる議事録を作るには
会議目的の把握、勉強など準備をする
議事録を作成するには、会議の内容が理解できるだけの知識と、わからない言葉がないように下準備が必要です。
そうでないと、会議の最中に今何の話をしているのかがわからなくなるでしょう。
経験の浅い会社員が上手く議事録をまとめられない原因の最も大きいものがこれです。
そもそも会議の内容を理解していないのに、内容をまとめるのは困難です。
結局、会議の中の自分に理解できる部分だけをただ書き起こす議事録になってしまいがちです。
会議に出席することになったら、その会議の目的と関連する情報を確認しましょう。
会議で中心的な立場の人、ファシリテーター役の人に確認できれば、どのような流れになるかが前もってわかるかもしれません。
議事録をちゃんと取るには書式やテクニックではなくまず、事前の準備が大切なのです。
構成を意識し不明な点は確認する
事前の知識があれば、会議の内容も「今、何の話をしているのか」「どのように話題が変わったのか」がわかりやすくなります。
会議中にメモを取る時も、発言をただ記録していくだけでなく、
・何についての誰の発言なのか
・それに対してどういう反応があったのか
・議論がどのように発展していったか
を意識しておくと、議事録を作成しやすくなります。
内容によっては会議の前に十分な準備ができない場合があると思いますが、それでも会議中から全体の構成や進行を意識することで議事録の作成に大いに役立ちます。
また、新卒など若いビジネスパーソンの場合、内容が複雑になってきてわからなくなったら、こういうことですかとその場で確認しても良いでしょう。
テンプレートや書式を使って記載漏れを防ぐ
議事録を作成するのに大切なのは内容をしっかり理解することですが、テンプレートや書式を使うと内容の漏れがなくなるという点で役立ちます。
議事録に必要な情報として、
・会議名、開催日時、開催場所
・参加者
・議題と背景や前提
・決定事項と今後のアクション（To Do）
が必要になりますが、書式があることでこれらの必要情報を忘れずに盛り込むことができます。
議事録の文章では簡潔を心がけましょう。
・区切りに見出しをつける
・箇条書きを使う
このような工夫をすると簡潔でかつ伝わりやすい議事録を作成できます。
早く作成して上長に確認を依頼する
「早さ」も議事録作成の重要ポイントなので、作成して上長や参加者に確認を依頼するのは当日中が望ましいです。
内容を確認してもらうにも、参加者の記憶が新しいうちの方がきちんと見てもらえる可能性があります。
議事録作成の便利なツール
議事録を作成するために役立つ便利なツールを紹介します。
マインドマップ
マインドマップとは中心から枝葉のように情報を記載し、議論の内容を関連付けて記録できる手法です。
話の流れを体系的に記録できるので、議論がどのように発展していったのかなどが視覚的にわかりやすくなります。
議事録として書き起こす手間はかかってしまいますが、会議の内容や情報量によっては便利なツールです。
ホーム: 無料で使えるマインドマップ ソフト | XMind
ICレコーダー、スマホ
会議やインタビュー中の音声録音と言えば、ICレコーダーや今ならスマホの録音機能でしょう。
ただ、会議後に全部の文章を書き起こそうとすると実際の会議の何倍もの時間がかかり生産的ではありません。
わからないところやメモを見ても思い出せない部分を聞きなおすための保険として使うのが良いでしょう。
自動書き起こしサービス
上でいったように、会議を書き起こすのは人の手ではかなりの時間がかかります。
どうしても書き起こしをしたい時、これまではアウトソーシングで会議の内容を書き起こす人プロに依頼するなどという手法しかありませんでした。
しかし昨年からAWSで使えるようになった書き起こしサービスを利用すれば、音声データから文字を書き起こすことが可能になりました。
これまで何時間の時間と数万の費用を掛けていたものがほんの10分～30分程度でかなりの制度で自動書き起こしができ、また費用も無料から数百円程度で可能です。
会議に参加した人数や録音の音質にもよりますが、複数人がずっと一斉に話していたような会議でなければ試す価値があります。
AWS Transcribeが日本語に対応！便利すぎる文字起こし機能を実際に使ってみた！ – リスマガ【Web集客の教科書】
校正チェック
議事録は自分以上の「役職に人の目に触れるものです。
あなたの仕事のクオリティが見られますので、早いほうがいいといっても誤字脱字だらけではがっかりされてしまいます。
文章の構成はワードの機能でも確認が可能です。
校閲の昨日からスペルチェックと文章校正を選ぶと間違いを表示してくれます。
ただ、機械では判断できない漢字の間違いなどもあるので、自分でも通して読みなおし確認してから上司や共有対象者に回覧しましょう。
テンプレート
議事録のテンプレートはWeb上にたくさんあるので、必要事項を記載する欄があり、自分が情報を整理しやすいと思うものを選んで使用してください。
会社によっては全社統一の議事録テンプレートがあるケースもあるので、事前に確認しておきましょう。
議事録の作成を通じて仕事の流れが学べる
議事録の作成は会議参加者の中でも新人に任せられることが多く、慣れないうちはどのように取ったらいいのか、何を書いたらいいのかわからないので困ってしまう人が多いです。
議事録の作成方法については、記事内で紹介したようにいくつかのテクニックもありますが、本質的には「情報共有する」という目的に対して情報をまとめるということであり、
- どんな情報が求められているのか理解すること
- 会議の内容を正しく把握すること
が重要です。
内容が理解できていないのにわかりやすい議事録をまとめることは困難です。
しかし、事前準備の情報収集を含め、議事録を作成することは若手が会社やビジネスの動きを理解するのに非常に良い機会でもあります。ぜひ面倒に感じず積極的にチャレンジしてみてください。
