ビジネスを進める上で情報共有や意思形成を測る会議は欠かせないものです。
しかし、中には「何のための会議？」「自分はここにいる必要があるのだろうか…」と感じてしまう会議もあります。
結論が出ない、成果につながらない会議は意味のない会議であり、会社としてそのような会議が多くなると全体の生産性が下がり、売上の減少にもつながりかねません。
この記事では、このような無駄な会議時間を短縮し、成果につながる会議をより短時間で行うためのポイントを解説します。
目次
どうして無駄な会議時間が生まれるのか
そもそも設定時間が長い
議題や内容に対して、そもそも設定時間が長い可能性はないでしょうか。
日本では会議を設定するときに、基本的に1時間単位で時間を設定することが多いようです。
また「万が一伸びた時のために」長めの会議時間を設定しがちです。
しかしこのように考えると、集中すれば30分で結論を出せた問題についても、1時間をめいっぱい使って議論をしてしまう可能性が高くなります。
また実は人間は、通常、1時間続けて集中力を維持できません。
最近の研究では人間の集中力が持続するのは90分が限界で、その90分も15分単位で小休憩をはさむ必要があるという結果が出ています。
本来なら30分で済むはずのことに1時間を使って、集中力の欠けた状態で話し合うのでは、間延びした時間の使い方になっても仕方ありません。
会議の目的が定まらないまま開始
日本企業に多いのですが、定例会議で何曜日の何時からは会議と決まっている場合、その会議の目的が明確でない場合が多いです。
その時間になると毎週会議をするのですが、特に何を決めるわけでもなく各事業所の数字を報告したり、情報を共有したりします。
しかし新しく何かを決めるわけでなければ、ただデータを共有すればいい話です。
全国に営業所がある会社などでは、このような定例会議のために全国の社員を一か所に集めることもあり、移動にかかる時間と費用のコストを考えると非常に大きな無駄が発生します。
会議には「今回はこの問題の解決策を決める」などの明確な目的が必要です。
目的があって、そのために全国の責任者が一堂に会する必要があるのなら、問題はありません。
会議に必要のない人が出席する
「課長以上全員出席」などのルールを設ける会議もあります。
しかし会社で一定の責任を持つ人間だと言っても、会議の内容や目的には不要な人もいます。
むしろそのような人は、黙って1時間座らせておくよりも価値の高い自分の仕事をしたほうが会社のとっても良いわけです。誰が必要で誰が不要かということを考えないと、このように貴重な人材のリソースを無駄にしてしまいます。
会議外での時間の無駄も多い
会議があるとなると数字をまとめたり、資料を作成したりする作業が発生しますが、実際の会議では誰もその資料を見ないということもあります。
これでは資料作成を担当する人の数時間のリソースは無駄になります。
また無駄が多い会議では、会議で初めて議題を発表するケースも多いようです。
しかし急にテーマを与えられても、出席者がその場で良いアイデアを出すのは難しいでしょう。
結局会議で話し合ったものの結論が出ず、もう一度結論を出すための会議が必要になります。これでは最初の会議の時間は無駄です。
時間に遅れる人も無駄な会議の片棒を担いでいます。
職位の高い人ほど自分の都合で時間を遅らせても平気なものですが、その間、他の出席者は会議室で座って待っていなければいけません。
たとえ数分でも人数や顔ぶれによっては数万円の人件費のロスになります。
また会議のために日本全国から集まってきたり、その場所に集合するための移動費や場合によっては宿泊費、その人の人件費などが無駄になっています。
このように会議以外にも時間の無駄はたくさんあるのです。
会議を効率的に進めるためにはどうしたらいいか
事前に議題や目的を決めて共有する
まずは会議の前に議題や目的をきちんと共有しておくことです。
そうすれば、会議の席で準備してきたそれぞれの意見を出し合うことができ、その場で結論を出すことも可能です。
疑問点があれば事前に解決しておけるし、1回の会議で結論を出して早くに実際の施策に移ることが出来るので、売上アップや業務改善のスピードも上がります。
時間は短く設定し、時間配分を決める。
グローバル企業では会議の時間は30分単位で考えられています。
重要なのは目的を意識して時間内にそこにたどり着くために話し合いを進めることです。
これまで1時間で会議していたものを30分にした場合、さまざまな部分を削る必要が出てくるかもしれませんが、それが本来必要な時間だったとも言えます。
また30分の会議の場合も、最初の15分で意見を出し合い、後の15分でまとめるなど、その時間内で何をするかも決めておきます。
その上で司会者を決め、 時間内で全員が意見を出せるように、また考えが1つにまとまるように、会議の目的に沿って進行しましょう。
参加人数はできるだけ少なく
会議に参加するのは、必要なメンバーだけにしましょう。
会社によっては1つの会議の参加者は5名までなど人数に制限をつけている会社もあります。
参加者が主体性をもって会議に参加し発言できるためにも、人数は少なめで開催する方が効果的です。
会議時間以外の無駄もなくす
社外に対するプレゼンなどでなければ、本来社内会議のために凝った見た目の良い資料を作る必要はありません。
簡単な情報のみ、必要な情報のみ、会議の目的に沿って必要な内容だけでいいし、場合によっては手書きやスクリーンショット、写真そのものでも構わないのです。
また時間厳守で始まり終わることも重要です。
そのためにも事前に遅れないようにクギを刺しておく、時間になったら始めてしまうということを文化にすることが大事です。
また定例会議を廃止することも有効です。
定例会議は目的を見出しにくく、ただの報告会になってしまいがちです。
本当にその内容に時間をかけて会議をする価値があるか再度見直して、必要がない時は資料の共有や口頭での確認などで済ませるようにします。
重要なのは会議の生産性
日本では時間にかかるコストが軽視されがちです。
しかしそれが時間外労働を生み、全体的な生活の満足度も下げてしまっているのであれば、会社や社会をあげてその無駄を削減していきましょう。
