自分の仕事は遅くない！と思っていませんか。
他の人と比べてもそれほど遅いという印象はないし、怒られたこともない…しかしそんな人も、この記事で紹介する特徴に当てはまれば実は「仕事が遅い人」かもしれません。
この記事では仕事が遅い人の特徴や仕事が速い人の特徴、また仕事が速いことの大きなメリットについて解説します。
目次
「仕事が遅い」とはどういう人か
これまで自分の仕事が遅いと思ったことがない人でも、具体的に次の状態に当てはまっている人は要注意です。
いつも残業している
自分だけがいつも残業しているなら。自分の仕事が遅いからだと気づけます。
要注意なのは、残業が常態化している職場です。仕事量の問題もありますが、基本的には残業はしないものと考えるべきです。
また残業が当たり前になることで、期日までに終わらせるという意識が薄くなり、早く終われる業務に余計な時間がかかっている可能性もあります。
成果と関係ないところにこだわりが強い
例えば提案書などを作成する時に、見栄えが良いに越したことはありません。
しかし本質的には提案の内容こそが重要なので、デザインは成果とは関係性が薄いといえます。
パワーポイントのフォントやデザイン、アニメーションに時間を掛けてしまう、
またメールを送る時に用件以外の文章に凝って返信に時間をかけてしまうなど、
成果とは直接関係ないところに掛ける時間は業務のスピードを遅らせます。
その場で対応することが多い
十分に時間を取って依頼されていたことなのに、いざやろうと思った時に不足した情報に気づく、質問が出てくるなど、前もって準備ができない人も仕事が遅くなりがちです。
ビジネスでは自分1人ですすめられることは限られているので、その時になって初めて相手に連絡や相談をすると、返事が来るまでに数時間～数日待たなければならないこともあるからです。
仕事でミスが多い
仕事でミスが多いと、そのミスを修正したり取り返す必要が生じます。
そのために新しい業務が発生するなど、ミスがない人と同じ成果を出すのに、結果的により多くの時間がかかります。
またそのようにタスクが増えて時間的な余裕がない中で業務をすると、さらにチェックや確認が不十分になってミスを発生させるという悪循環に陥ります。
自分の仕事が遅くないと思っている人も、上記に思い当たるなら、周りの人ごと仕事が遅いのかもしれません。
少なくとももっと仕事のスピードを上げることができるでしょう。
マネしたい仕事が速い人の特徴
では実際に仕事が速い人は何をしているのでしょうか。
ここでは実際に仕事が速い人の特徴を紹介します。
パソコン操作が速い
最近は主にスマホを使っていて、タイピングができない社会人も多いようですが、仕事では基本的にキーボードを使います。
そのためタイピングの速度はダイレクトに仕事のスピードに影響し、逆に考えればここでスピードを上げれば業務全体のスピードを底上げすることができます。
仕事が速い人はタイピングが速くミスタイプが少なく、会議や打合せが終わった瞬間に議事録を出してくる人もいます。
またタイピング以外にも、
・PC内のフォルダがきちんと整理されていて探す時間が少ない
・ショートカットキーを使いこなしている
・エクセルやスプレッドシートでは関数を使って無駄な手作業をしない
などが仕事の速い人の特徴です。
実際にパソコン操作のスピードをアップするアイデアについては、以下の記事を参考にしてください。
ゴールから逆算してスケジュールを考える
〇日までにこれをやっておいてね、という指示を受けた時に、
仕事が遅い人は〇日までに完成するという漠然としたイメージを持って仕事をしがちです。
しかし仕事の速い人は、〇日までに完成するためには、前日までに確認に出すとして、その前の日にはここまで進める必要がある、だとしたら今日はここまでやろう、というようにゴールから逆算してそれまでにやるべきことの期限と内容を決めています。
このように内容と期限を決めておけば、今作業が進んでいるのか遅れているのかもわかりやすく、期限が厳しいと思ったら事前に他の業務との調整もできます。
いちいち判断に迷わない
作業が遅れる原因として、迷う・考え込む時間がかなりあります。
・どっちを先にやるべきだろうか
・やり方はこれでいいのだろうか
そんな迷いが生まれると、手も遅くなりますし考えこんで内容をこねくり回してしまいます。
仕事の速い人は判断に迷わないように、スケジュールを立てると同時に作業を分解し、手順を明らかにしてから取り掛かります。
また事前に自分で判断できること・できないこと、またその判断基準を依頼主と相談して明らかにします。これで困った時も適切な対応ができます。
自分で判断できないことに時間を使うのは無駄でしかないのですが、基準がないとそうして時間を無駄にしがちなのです。
手を抜くべきところがわかる
仕事が速い人は、手を抜くべきところがわかっていると言えます。
これは悪い意味ではなく、自分の仕事の本質や最終的に何が必要とされているのかに意識を向けているのです。
例えばパワーポイントの例ですが、掛ける時間が限られているのであればデザインなどの見た目より、より魅力的な提案内容を作るために時間をかけるべきとも考えられます。
もちろん、何を優先するかについては依頼主に確認してください。
・正確な方がいいのか、速いほうがいいのか
・キレイな方がいいのか、中身が重要なのか
依頼主の優先順位や求めているレベルを理解して、そこに力を集中することが仕事のスピードを上げるポイントです。
目の前の業務に集中できる
仕事のスピードは集中できているか、そうでないかで何倍も変わってしまいます。
仕事が速い人たちは、目の前の仕事に集中しマックスのスピードで仕事をしています。
これはあらかじめ「この時間帯はこれをする」など、スケジュールをしっかり決めているからできることです。
スケジュールを守ってやれば問題ない、と思っていれば余計なことを考えずに集中できます。
もしいくつもの業務を並行して抱え、「あれ間に合うかな」「あれもやらなきゃ」と思いながら仕事をしていたら、かなりスピードは落ちています。
各種アプリのアラートを切る、割り込み仕事は別に時間を取って対応すると決める、周囲の人に集中して作業する旨伝えておくなど、仕事が速い人は集中環境を作るためにも工夫しています。
優先順位を守り緊急度に振り回されない
仕事の速い人は「優先順位」という考え方を重視しています。
「本当に今やるべきことか？」を考えて何をするかを決めるということです。
仕事の内容は
・重要か重要でないか
・緊急か緊急でないか
という2軸でわけることができます。
優先順位を意識しないなら、人はL字型の行動を取ります。いわば緊急性を優先して、重要だが緊急性のないものに着手しないということです。
取引先からの連絡、急な資料の作成依頼など緊急に思えるタスクでも、
・本当に今のタスクを遅らせてまでやるべきか
・自分でないとできないか
など考えてから取り掛かることで、自分のスケジュールへの影響を抑えられるのです。
2分で済むことはその場で対応する
緊急性に振り回されない、と矛盾すると思うかもしれませんが仕事が速い人は「即レス」で返してくるというのもよく言われることです。
タスクがたまっていると感じると、ストレスになります。
すぐに対応や確認ができることは溜めずにその場で対応して、タスクが大きくなるストレスを軽減することも、仕事に集中してスピードを上げる上で効果的です。
人によって基準は違いますが、2分～5分で終わることはその場で対応する、1時間おきに10分時間をとって休憩がてらレスを返すなど、多くの人がタスクをためない工夫をしています。
人に依頼・指示するのが上手い
仕事が速いのはその人の能力だけではありません。
時には他の人の力を上手に利用することで、仕事のスピードを上げることもできます。
そんな人たちに共通するのは、依頼する時の説明や手順が明確だということです。
常日頃から手順をマニュアル化しておいたり、誰でもできるような仕組みを作っておけば、簡単に人の力を借りることができるでしょう。
先読みして対応できる
仕事が速い人は自分の仕事だけでなく周囲の状況を広い視野で見ています。
この日に上司に確認を依頼したいと思ったら、あらかじめスケジュールを調べて時間を取ってもらったり、先々必要になりそうな資料をあらかじめ依頼しておいたりと、将来起こることを先読みして対応できるのです。
仕事が遅い人は自分の仕事しか見ていないので、その状況になってから慌てがちです。
関係者の動きを含めた広い視野を持つように心掛ければ、余裕を持った行動ができるでしょう。
仕事が速いことのメリットは絶大
では仕事が早いことにはどんな価値があるのでしょうか。
もちろん、仕事が遅いより速い方がいいに決まっています。
しかし、それ以外にも「仕事が早い」から始まるメリットは、実は非常に大きいのです。
周りの人より成果が出る
仕事が早いということは単純に、同じ時間で多くの成果を出せることにつながります。
20代で新卒や入社数年のころは、決裁権を持って仕事をすることはあまりありません。上司からの指示に従って仕事をすることが多いでしょう。
仕事に関する知識や経験も少ないその時期には、業務に関して抜本的なやり方の変更を考えることも難しく、成果のかなりの部分に直接「仕事のスピード」が影響します。
また、仕事が速いと確認やフィードバックに使える時間も増えます。
例えば、3日後までに作成する資料を締切の日に出すのではなく、ラフの状態で前日までに上長に見てもらう、1日は修正のために使うなどすれば仕事のクオリティも上がります。
仕事のスピードが速いと、同じ時間でもより大きくクオリティの高い成果を残せるのです。
会社からの評価が上がる
仕事が速く、しかも成果物のレベルも高いとなるともちろん会社から良い評価が得られます。
会社内であれば昇進や昇給に影響するでしょう。
チャンスや経験が増える
仕事が速い人には、どんどん仕事が回ってきます。仕事が速いと仕事が遅い人よりもたくさんの経験を積めるのです。
また、そのように経験を積んでいくと新しい業務領域を任せてもらったり、裁量を与えてもらえるなど、どんどん仕事に対して自分の能力を発揮する機会自体が増えていきます。
自分の時間が作れる
これは直接的な業務に関するメリットではありませんが、仕事が速い人は業務を済ませて自分自身の時間を作ることができます。
その時間にリフレッシュをしたり、社外での友人知人関係を作ったり、スキルアップのための勉強会に参加したりすれば、仕事もプライベートも将来にわたって充実させることができます。
このように、「仕事が速い」ことのメリットは、時間に対する成果を最大化するという直接的なものにとどまりません。
特にまだ、自分自身で判断して動けない若い時代には重要です。
周囲以上の成果を出してキャリアのスタートダッシュをするために必要不可欠な要素なのです。
20代こそ「仕事が速い人」を目指せ！
このように仕事が速いことは、成果が出やすいだけでなくそこからキャリアが広がりやすいという点で、20代の若いビジネスパーソンこそ意識して欲しい点です。
仕事が遅い分を時間でカバーしていると、その場では問題ないように思いますが、新しいことへにチャレンジする余裕ができません。
また「何とかなっている」と思っていると、すべてが現状のまま効率化できる点や改善点に意識が向きにくくなります。積極的に仕事を速くしようという意識が必要です。
この記事で紹介した仕事が速い人の特徴を意識するだけで、確実に仕事のスピードを上げられます。
自分にできていないことから取り入れてみてください。
