時間管理とは?予定通りに仕事を進めて残業を減らすテクニックをわかりやすく紹介

思ったように仕事が進まない、スケジュールに間に合わせるために残業ばかり・・・そんな時間管理の問題を抱えていませんか。

業務に使える時間は無限ではありません。つまり時間を適切に管理することは仕事での成果
に直結するスキルと言えます。

この記事では時間管理についての基本的な考え方から、時間管理が苦手な人でも上手にできるようになる手順やポイントについてわかりやすく解説します。

時間管理とは

時間管理とは、「時間どう使うか計画を立て、その計画通りに実行すること」です。

「タイムマネジメント」と呼ばれることもあり、長時間労働に頼ることなく成果を出すことが求められる現代では、ビジネスパーソンにとって必要なスキルとなっています。

時間管理は、どこででも活躍できる人材になりたい・転職市場で価値のある人材になりたいと考える20代のビジネスパーソンなら、早いうちに身につけておきたいスキルです。

時間管理の失敗エピソード

  • スケジュールを立ててもその通りに進まず、残業をしてしまう。
  • 「残業して終わらせればいいか」という意識になってしまう。
  • 優先順位がわからないまま仕事をしている。
  • 1日が終わった時、振り返ると重要な仕事や予定がまったく進んでいないことがある。
  • 予定を立てるが、思ったよりも時間がかかってしまい終わらない。
  • 人に仕事を任せると確認作業で余計に時間がかかる。

このような経験をして時間管理に失敗し、苦手意識を持つ人が多いようです。しかし時間管理が身につかなければ、これらの問題は本質的に解決できません。

どうして時間管理が必要か

まずは時間管理ができることでどんなメリットが得られるのかを考えましょう。

まず、時間はすべての人に平等に与えられるものです。つまり時間を生産性が高く、効率よく利用できればその分成果も上がります。

また仕事にそのものにもより集中できます。
時間管理ができていれば、いつ何をやるべきかがはっきりしており、その時間の業務に不安なく専念できるからです。

時間管理ができないと、「あの仕事は間に合うだろうか」と常に不安を感じてしまい、今取り組んでいる業務の効率も下がってしまいます。

この効果はプライベートの時間も同じです。休みの日は、安心して休むことができます。

残業を抑えれば自分の時間が取れるので、スキルアップのための勉強時間が取れるなど、さらに人生を充実させる行動がとれます。

また自分に時間管理のスキルがあると、部下を持つようになれば教えることができ、チームの生産性や効率アップにも役立ちます。

このように時間管理のスキルには単に自分自身の業務効率を上げる以上の価値があります。

挫折したことがある人もいるかもしれませんが、もう一度時間管理の方法を確認していきましょう。

時間管理で必要になる要素

リソース

まずはリソースです。業務の時間が1日8時間、週に5日間であれば、週に40時間が基本の労働時間です。
自分が業務に何時間使えるのか、ということをまず計算します。

最初から残業時間を加えて計算するのではなく、所定労働時間を基礎にリソースは計算しましょう。

スケジュール

外部とのアポイントメントなどは、基本的に動かすことができない予定です。
また外出の場合は、目的地に早めにつくための移動時間などもあらかじめ計算しておく必要があります。

また会社の行事などで動かせない予定などもここに含まれます。

タスク

やらなければいけない業務です。
内容や期日が決まっていて、完成までの進め方自体は自分で考えて決められるようなものです。

時間管理をする時に調整がききやすい部分です。

時間管理ができる6つの手順

それでは時間管理の実際の手順を見ていきましょう。

①まず自分の業務時間を記録してみる

まずはいったん自分の業務の予定を仮でスケジュールに立ててみて、実際の業務時間を記録していきます。

実際の時間を記録してみると、

  • 思った以上に時間がかかってしまった
  • 意外と雑務に時間を取られていた
  • 何をやっていたか思い出せない時間帯がある

というような発見があると思います。

記録する方法は手帳でも、Googleカレンダーでもかまいません。
Googleカレンダーでスケジュールを管理している場合、カレンダーを追加することで色を使い分けて記録をすることができます。

まずは自分の業務内容とスピードを把握することが、時間管理の第一歩です。

②業務内容をリストアップする

自分が担当している業務をリストアップします。
そして、それをさらに作業レベルにまで分解し、各工程にどれくらいの時間がかかりそうか計算します。

例えばメルマガを配信する場合の例ですが、

  • 配信日を調整する
  • テーマを決める
  • 内容を書く
  • 上長の確認を取る
  • 配信システムにメールを設定する
  • 当日の配信を確認する
  • 配信後の開封率などのデータを確認する
  • 結果を上長に報告する

という作業が考えられます。

具体的な作業レベルにまで分解すると、それぞれの工程で必要な事前対応や情報がわかりますので、この時点で調整もできます。

例えば、

  • 上長の確認がスムーズに行くように出張や休暇のスケジュールが入っていないか確認
  • テーマを決めるために過去に反応の良かったメールのデータを確認

などが必要な作業として考えられます。

③優先順位をつける

今後担当する業務内容が洗い出せたら、そこに優先順位をつけていきます。

ここで考えるのは、

  • 重要か重要でないか
  • 緊急か緊急でないか
  • 上司と認識の相違はないか

という3つのことです。

業務の優先順位は最初の2つの軸よりこの4つの象限に分類することができます。

優先順位が高いのは重要性を重視して、

第一領域

第二領域

第三領域

第四領域

の順番です。

また第三領域や第四領域については、できるだけ減らした方が良いということがわかると思います。

限られた時間中に最大限の成果を出すためには、自分にしかできない重要な仕事に集中することが大事です。

ただしこの分類については、自分自身で考えるのではなく優先順位については業務に関する指示監督をする立場である上司に確認しましょう。

自分にとっての重要性と、上司や会社の考える重要性については擦り合わせておくことが必要です。

④期限を設定しスケジュール化する

業務指示を受けた時には、締め切りを設定されていると思います。
締め切りを踏まえた上で、万が一の遅れにも対応できるように余裕をもって期限を設定しましょう。

特に納期の指定なく指示が来た場合には、いつ必要なのか納期はいつなのか確認することを忘れないでください。

納期がないと、他の業務より優先順位か下がってしまい、いつまでも手を付けられないということになりがちです。

また時間の使い方についても工夫しましょう。

  • 朝の方が仕事に集中できるので生産性が重要な仕事をまとめる
  • 外出する仕事はアポイントを1日にまとめ、異動の時間を減らす
  • 食後の時間はエンジンを再度かけるために作業系の業務から始める

など、業務を効率的に進めるためにスケジュールも工夫してください。

⑤情報を一か所にまとめる

スケジュールを手帳やアプリ、Googleカレンダーなどいくつもの場所で管理していると、トラブルのもとになります。

少なくとも仕事のスケジュールは一か所で管理して、つねに最新の情報にしておきましょう。

時間管理に挫折しない3つのコツ

今の能力に応じた現実できる予定を立てる

スケジュールを立てる時に、「この仕事をこれくらいでできるようになりたい」という理想から考えてしまう人がいます。

スケジュールを立てる時には、理想ではなく、今の能力で遂行できそうな内容にしましょう。

スケジュールに沿って業務を行ううちで、生産性や効率性を高める工夫を常に行い、実際にできるようになったら、その時間でスケジュールを立てるようにしてください。

予定が狂っても時間通りに進める

もしどうしても優先すべき業務が入ってきて、本来予定していた資料作成2時間の時間が最後の10分しかなくなってしまったら、どうしますか。

残り10分では何もできないので、次の予定を10分早く開始しますか?
休憩時間として10分をボーっと過ごしますか?

挫折しないための正しい方法は、残りの10分は予定通り資料作成を行い、次の予定の時間が来たら止めて次のタスクに着手する、です。

10分とはいえ、予定を守ることが大事です。また、この10分では資料作成を最大限進めることを意識してください。

資料作成の残りは、あらかじめ設定していた予備の時間で対応します。

大事なのは1つ予定が狂ったことを他の予定に影響させないことです。

毎日の業務時間の中で習慣化する

スケジュールを確認し、業務時間を記録することは、忙しいとどうしても優先順位が下がってしまいがちです。
また後で思い出そうとすると適当な記録になってしまい、記録の精度が下がってしまいます。

そのようなことを避けるためには、スケジュールの更新や確認の時間を予定に組み込んでおくことをお勧めします。

さらにいうと、業務時間に入れてしまう事がおすすめです。
「確かに通勤時間にやろう」「仕事が終わったらやろう」という方が業務時間を有効に使える気がしますが、仕事以外でやろうとするとつい疲れて後回しにしてしまうからです。

残業する時も、所定労働時間が18時までなら17時50分から18時までは確認の時間にするなど、業務の時間内に取り組んでください。残業はその後でするようにしましょう。

まとめ

時間管理は、多くの人が大切だと理解しているのになかなか身につかないスキルです。
どうしても他の業務より優先度が下がってしまい、目の前のことを乗り切るのに一生懸命になってしまうからです。

しかし、時間管理が上手くなることで得られるメリットは生涯にわたり非常に大きいものです。時間を上手にやりくりできるようになり、それを人にも教えられるようになれば、あなたの生産性・業務効率はいくらでも改善できるようになります。

特に挫折しないコツを参考に、毎日の仕事に取り入れてみてくださいね。